تعاريف ومهام Access

تعاريف ومهام
الوظيفة الأساسية له إدارة قواعد البيانات.
الدخول: ابدأ / البرامج / مايكروسوفت آكسس.
البيانات: هي كل ما نريد تخزينه والرجوع إليه في وقت لاحق، إما أن تكون نصوصاً أو أرقاماً أو تواريخ أو صور .
قاعدة البيانات: هي مجموعة متكاملة من البيانات التي توجد خصائص مشتركة بينها .
جدول قاعدة البيانات : مجموعة من البيانات المتعلقة بنفس الموضوع ومخزنة في سجلات (صفوف) وحقول (أعمدة).
السجل: هو مجموعة من المعلومات المرتبطة ببعضها وتتألف السجلات من حقول ، يحتوي كل حقل على جزء محدد من البيانات.
تصميم قاعدة البيانات: يلعب التصميم الجيد لقاعدة البيانات دوراً هاماً في نجاح بنائها والى المزيد من فعالية استعلاماتها ووثوقيتها.
عملية التصميم: يشترك في عملية التصميم ممثلين عن كل الجهات التي ستستخدم هذه القاعدة والتي يمكن أن تكون جهات عديدة
الفصل الثاني
أساسيات قواعد البيانات
تتألف قاعدة البيانات من الجداول والعلاقات فيما بينها ، تقارير ، استعلامات ، عوامل تصفية ، نماذج ماكروات.
أجزاء قاعدة البيانات :
الجدول: هو المكان الذي تخزن فيه معلومات تتعلق بجزء معين من العمل ، حيث يحتوي الجدول على أعمدة (حقول) وصفوف (سجلات) ، ويمكننا أن نربط جدولين أو أكثر مع بعضها على أساس حقل مشترك بينها .
الاستعلام: هو سؤال يتم طرحه على قاعدة البيانات لإيجاد معلومات معينة يمكن تطبيق الفرز عليها أو تصفيتها بمزيد من المعايير الخاصة.
النموذج: هو طريقة لتسهيل إدخال المعلومات في الجدول ثم تخزن في الجدول الصحيح.
التقرير: هو كل ما استخرجناه من معلومات نحتاجها من قاعدة البيانات معد للطباعة.
الماكرو: يستعمل الماكرو لتنفيذ سلسلة من الأوامر دفعة واحدة.
تشغيل آكسس : ابدأ / البرامج / Microsoft Access .
في نافذة Microsoft Access هناك زرا اختيار علويان (منطقة إنشاء قاعدة بيانات جديدة) هما :
فتح قاعدة بيانات فارغة.
معالج قواعد البيانات.
وزر اختيار سفلي هو : فتح قاعدة بيانات موجودة .
فتح قاعدة بيانات من إطار البرنامج:
ملف / فتح أو الكتاب المفتوح من شريط الأدوات.
ننتق الموقع المخزنة فيه القاعدة .
ننقر نقراً مزدوجاً على قاعدة البيانات المطلوبة.
الحصول على المساعدة: ---------- إغلاق : ملف / إغلاق ------------ إنهاء : ملف / إنهاء.
اليوم الثاني (5 حصص) 1 / 9 (10) ------ 25 / 9 (3)
الفصل الثالث
إنشاء قاعدة بيانات جديدة
تصميم قاعدة البيانات:
يعد التصميم خطوة مهمة في إنشاء القاعدة ومعرفة ما هو نوع كل حقل في الجدول مسبقاً قبل البدء بملء السجلات .
تصميم الجداول:
بدلاً من وجود جدول واحد كبير يمكن إنشاء عدة جداول واحد للذاتية مثلاً والآخر للدرجات بالنسبة للقاعدة مدارس.
ترسيخ العلاقات بين الجداول:
لاستخراج البيانات من عدة جداول نحتاج إلى ترسيخ العلاقات الضرورية بين الجداول من خلال استعمال حقل مشترك.
تحديد مفتاح أساسي:
المفتاح الأساسي هو حقل واحد أو عدة حقول يُعرف قيمة كل سجل في الجدول بشكل خاص ، إلا أنه ليس إلزامياً .
إنشاء قاعدة بيانات:
يمكن باستعمال أحد المعالجات ، أو قاعدة بيانات فارغة حيث يجب تسميتها مسبقاً .
إنشاء جداول في قاعدة البيانات:
في معاينة التصميم: يجب تحديد الحقول ونوع بياناتها وحجمها وتعيين المفتاح الأساسي وحفظ الجدول.
في معاينة صفحة البيانات: يتم إدخال البيانات فوراً فيعين آكسس نوع الحقل تلقائياً ويعين حجماً افتراضياً وبعد أن نحفظ الجدول ونغلقه يطلب آكسس تحديد المفتاح الأساسي أو يعين واحداً.
بواسطة معالج جدول: ننتقي ما نريده حسب المعالج .
خطوات إنشاء الجدول:
تحديد حقول الجدول.
تحديد نوع البيانات في كل حقل.
تحديد حجم كل حقل.
تعيين المفتاح الأساسي.
حفظ الجدول.
استخدام معالج الجداول:
جداول / جديد ... نقر مزدوج على معالج الجداول.
ننقر مهني .
نختار الجدول المناسب.
ثم متابعة الخيارات
تعيين مفتاح أساسي:
لحقل لا يمكن أن يتكرر في سجلين .. الزر الأيمن في هامش الحقل في عرض التصميم / مفتاح أساسي.
تطبيق:
1- أنشئ قاعدة بيانات اسمها Schools ذات جدولين :
ذاتية: بالحقول : الرقم الذاتي-الاسم-العنوان-رقم الهاتف-السنة الدراسية.
درجات: بالحقول: الرقم الذاتي – رياضيات – فيزياء – كيمياء.
2- فرز لجدول الذاتية حسب الاسم – حسب السنة الدراسية – حسب رقم الهاتف .
3- تصفية جدول الذاتية حسب السنة الدراسية-حسب العنوان.
اليوم الثالث (5 حصص) 2 / 10 (4) ------ 7 / 10 (3)
خيارات ترقيم أنواع البيانات الأساسية:
نوع الحقل الخيار شرحه
ترقيم تلقائي أرقام متتالية يعينها آكسس تلقائياً لا يمكن تحرير البيانات فيه
رقم رقم نكتبه عندما نضيف سجلات جديدة لكتابة رقم فريد يعرّف السجل كالرقم الذاتي
نص أرقام و/أو أحرف عندما نضيف سجلات جديدة إذا كان الحقل سيحتوي على أحرف وأرقام

تعيين علاقات الجدول في معالج الجداول:
أكثر العلاقات شيوعاً هي علاقة رأس بأطراف (كل سجل من الجدول الأساسي مرتبط بصفر/بسجل/بعدة سجلات من الجدول المرتبط.
إنشاء العلاقات بين الجداول:
ننقر الزر "علاقات" .
ننقر على "نوع الربط" ثم موافق.
التبديل بين معاينة التصميم وصفحة البيانات:
ننقر على أداة "عرض"
أنواع البيانات:
الإعداد نوع البيانات
نص نص أو تركيبة نصوص وأرقام وكذلك أرقام لا تتطلب عمليات حسابية
مذكرة نص طويل أو تركيبة نصوص وأرقام
رقم بيانات رقمية مستعملة في الحسابات
تاريخ/وقت قيم التاريخ للسنوات 100 وحتى 9999
عملة قيم عملة وبيانات رقمية مستعملة في الحسابات
ترقيم تلقائي رقم متسلسل أو عشوائي فريد
نعم/لا قيم للحقول التي تحتوي على قيمتين فقط (تشغيل/تعطيل) أو (صح/خطأ)
كائن OLE كائن من Excel مثلاً مضمن في جدول آكسس.
ارتباط تشعبي وصلة إلى أي موقع حيث توجد المعلومات
معالج بحث إنشاء حقل يتيح لنا اختيار قيمة.
الفصل الرابع
العمل مع الجداول
فتح الجداول وإغلاقها:
الفتح: ننقر التبويب الأيمن "جداول" ثم ننقر نقراً مزدوجاً على الجدول المطلوب.
الإغلاق: ننقر X أو ملف / إغلاق فيظهر صندوق الحوار فيما إذا كنا نريد حفظ التغييرات أم لا.
معاينة عدة جداول:
نفتح ما نريد من جداول ثم إطار / تجانب عمودي – تجانب أفقي - تتالي
تغيير حجم الجدول ونقله:
تغيير الحجم: بزر التكبير والتصغير أو بالنقر والسحب على حدود الجدول عندما نرى السهم المزدوج للمؤشر.
النقل : ننقر على شريط العنوان ونسحب.
التمرير في الجدول:
يمكن ذلك باستخدام أشرطة التمرير العمودي أو الأفقي.
كما يمكن استخدام الأزرار الخمس السفلية: سجل تالي- سجل سابق-للسجل الأول- للسجل الأخير – إضافة سجل جديد
إعادة ترتيب الأعمدة:
ننتق العمود ثم ننقر الماوس فوق العمود المنتقى ونسحبه إلى الموقع الذي نريد ثم نفلت.
تجميد الأعمدة وتحريريها:
تجميد : ننتق العمود ثم تنسيق/تجميد الأعمدة.
تحرير: تنسيق / إلغاء تجميد كافة الأعمدة.
إخفاء الأعمدة وإظهارها:
الإخفاء: نحدد العمود ثم تنسيق / إخفاء عمود.
الإظهار: تنسيق / إظهار الأعمدة فيظهر صندوق حوار نثبت إشارة الصح عند العمود المراد إظهاره.
تغيير حجم الصفوف والأعمدة:
ارتفاع الصفوف : تنسيق / ارتفاع الصف أو بالنقر والسحب عند حد الصف عندما يصبح شكل المشيرة سهمين متعاكسين.
عرض الأعمدة : تنسيق / عرض العمود أو بالنقر والسحب عند حد العمود عندما يصبح شكل المشيرة سهمين متعاكسين.
الانتقال إلى سجل معين في الجدول:
تحرير / الانتقال إلى الأول-الأخير - التالي – السابق – سجل جديد أو بالأزرار الخمس.
إدخال سجل في الجدول:
إما بإضافة سجل جديد في الجدول أو بالنموذج.
إزالة السجلات في الجدول:
ننتق السجل المراد حذفه من الجدول ثم ننقر أداة حذف سجل من شريط الأدوات فتظهر رسالة تأكيدية نختار نعم أو لا.
وكذلك الأمر في النموذج.
اليوم الرابع (5 حصص) 9 / 10 (4) ------ 8 / 10 (3)
العلاقات بين الجداول:
النوع العلاقة
رأس برأس كل سجل في الجدول الأول مرتبط بسجل واحد في الجدول الثاني.

رأس بأطراف كل سجل في الجدول الأول مرتبط بسجل واحد أو أكثر في الجدول الثاني.
و كل سجل في الجدول الثاني مرتبط بسجل واحد فقط في الجدول الأول.

أطراف بأطراف كل سجل في الجدول الأول مرتبط بعدة سجلات في الجدول الثاني.
و كل سجل في الجدول الثاني مرتبط بعدة سجلات في الجدول الأول.

تعريف علاقات الجدول:
ننقر الزر علاقات من شريط الأدوات ثم ننقر نقراً مزدوجاً على كل جدول نريد إنشاء علاقة فيه ثم ننقر المفتاح الأساسي ونسحب إلى المفتاح الأساسي في الجدول الثاني فيظهر خط بين الجدولين ننقر الزر "نوع الربط" لنحصل على الوصف.
أما إن أردنا حذف هذه العلاقات فننقر بالزر الأيمن على الخط الرابط ونختار "حذف".
الفصل الخامس
البحث عن سجلات
البحث عن نص:
ننقر نقطة الإدراج في الحقل وننقر أداة البحث ثم نكتب النص والبحث عن التالي ثم البحث عن التالي.... في "أي جزء من الحقل" أو في "الحقل بالكامل".
تغيير ترتيب السجلات:
إما بـ ِA --- Z أو Z --- A
ترتيب السجلات على أساس عدة حقول:
نوسم الحقول بالنقر والسحب والتي نريد فرزها ثم إما بـ ِA --- Z أو Z --- A
البحث عن نص واستبداله:
ننقر نقطة الإدراج في الحقل وننقر أداة البحث / التبويب استبدال ثم نكتب النص المراد استبداله في الحقل العلوي ثم نكتب النص الجديد في الحقل السفلي ثم " استبدال " أو " استبدال الكل ".

معاينة سجلات باستعمال عامل تصفية:
ننقر زر التصفية " قمع بإشارة البرق " حسب التحديد فيبين أسفل الإطار السجلات التي طابقت معيار التصفية ولمسح عامل التصفية ننقر القمع في شريط الأدوات.
حفظ عامل تصفية مخصص:
بعد التصفية سجلات / تصفية / تصفية، فرز متقدم فتظهر تفاصيل عامل التصفية.
ملف / حفظ كاستعلام ... نكتب اسم الاستعلام ثم موافق.
اليوم الخامس (5 حصص) 10 / 14 (4) ------ 10 / 15 (3)
استعلامات الانتقاء Select :
إنشاء استعلام من الصفر:
1- ننقر علامة التبويب استعلامات ثم جديد.
2- ننقر الخيار معاينة التصميم.
3- ننتق الجدول أو الاستعلام المناسب .
4- ننقر نقراً مزدوجاً على كل جدول أو استعلام نريد إضافته.
5- ننقر إغلاق.
6- ننقر نقراً مزدوجاً على كل حقل نريد إضافته إلى الاستعلام.
7- نكتب المعايير في المربع "المعايير"
8- ننقر سهم المربع فرز لتحديد ترتيب السجلات.

تعديل استعلام :
إضافة حقل: نبدل إلى معاينة التصميم وننقر نقراً مزدوجاً على الحقل المراد إضافته.
إزالة حقل: نبدل إلى معاينة التصميم وننتق العمود المراد حذفه ثم ننقر المفتاح Delete .

تحديد معايير في الاستعلام:
نبدل إلى معاينة التصميم.
ننقر في المربع Criteria (معايير) .
نكتب المعيار الأول الذي نريده.
توسيع المعايير في الاستعلام:
نبدل إلى معاينة التصميم.
ننقر في المربع Criteria (معايير) المعيار الأول .
نكتب المعيار الإضافي في حقل " أو " الذي نريده.
تقييد المعايير في الاستعلام:
نبدل إلى معاينة التصميم.
ننقر في المربع Criteria (معايير) المعيار الأول.
نكتب المعيار الإضافي في نفس الصف لحقل آخر.
الفصل السادس
تشغيل الاستعلامات

مقارنة القيم في معايير الانتقاء: لانتقاء السجلات التي تقع ضمن نطاق من التواريخ مثلاً
إدراج تعبير مقارنة :
الاستعلام في وضع التصميم .
نضع نقطة الإدراج في مربع المعايير.
ننقر زر الإنشاء.
ننقر زر عامل المقارنة المناسب
أو ننقر مجلد عوامل التشغيل / مقارنة أو منطقي أو
(حساب في حقل جديد من الاستعلام في وضع التصميم ومن منشئ التعبير نختار الحقول التي نريد تطبيق العمليات الحسابية عليها ونستبدل Exp1 بالعبارة التي نريدها)
عوامل تشغيل حساب جدول البيانات والتعبيرات في الصيغ
تحدد عوامل التشغيل نوع الحساب الذي نريد تنفيذه على عناصر الصيغة.
عوامل تشغيل رياضية  لتنفيذ عمليات حسابية أساسية، مثل الجمع، أو الطرح، أو الضرب؛ ولضم أرقام؛ وإعطاء نتائج رقمية